PMstyleプロデュース

◆レビューはドキュメントに基づき行う

ポストプロジェクトレビューのベースになるのは、プロジェクトドキュメント（ログ）である。したがって、ポストプロジェクトレビューの前に、すべてのプロジェクトドキュメントが更新され、プロジェクト報告がそろっている必要がある。特に

・スケジュールの計画と実績
・リソースの計画と実績
・統合変更管理の履歴
・課題管理の履歴と、問題のエスカレーションの履歴
・プロジェクトメトリクスの実績
・パフォーマンスレポート

などについては最終情報が使えないとポストプロジェクトレビューを開催する意味がないので、うまく段取りをする必要がある。

◆教訓を得る方法

上のような情報・データに基づく振り返りを行い、教訓を得る際の視点は３つある。一番目は

（１）是正措置や問題解決方法の有効性

である。ベースラインとの差異が発生した際に実施した是正策が有効だったかどうかを検討する。有効な場合にはその是正策は継続されるべきこととして教訓化される。有効でなかった場合にはどのような策を講じるべきだったか、つまり、改善すべきこととして取り扱われ、改善された教訓が残る。

二つ目は、

（２）リスクの充足度

である。つまり、発生した問題がリスクとして想定されていたかどうかである。想定されていない場合には、リスクチェックリストに反映される必要がある。想定されていた場合には、なぜ、問題となる以前に対処できなかったかを分析し、教訓として残しておく必要がある。

三つ目は、

（３）コミュニケーション

の視点である。問題が発生したときには、必ずといってよいくらい、コミュニケーションの問題が潜んでいる。このことは常に意識すべきであり、振り返りでは常にコミュニケーションに関する教訓の発見に努めるべきだろう。

◆レビューミーティングの運営

よい教訓を得るために重要なのはミーティングの運営である。

まず、アジェンダのレビューをすること。そして、ミーティングのルールを設定することから始める。

次に、会議の中ではできるだけ多くの人から意見を引き出すように心がけること。そのためには、問題解決や個人的な攻撃に走らないことだ。よいプラクティスの発見に努め、問題に対しては、改善の機会を議論すること。

ホワイトボードなどに書き留めるアイデアは選ぶこと。ブレンストーミングを行っているわけではないことを理解する。

ある程度、意見が出尽くしたら、モードを切り替える。個別の問題を対象にして、コンフリクトの解消をしていく。その方法は、原因結果分析や、プロセス改善、ブレンストーミングなど、いろいろな方法を使うとよい。システム思考を使うのも効果的である。

この場面でも可能な限り、多くの人が発言できるようにする。結局のところ、レッスンラーンドはコミットメントの質と量だということを心得ることだ。